Como eu automatizei 50% das minhas tarefas e escalei meu negócio

Executar uma agência de marketing não é passear no parque. Requer tarefas repetitivas e demoradas. Com o crescimento da lista de clientes, a carga de trabalho manual aumenta até um ponto em que você precisa de pelo menos um – se não mais – funcionários para enfrentar a pressão.

Percebi isso ao osso como tarefas repetitivas e trabalho manual empilhado. O primeiro golpe foi que ficou mais difícil para nossos funcionários executar tarefas a tempo. Além disso, freqüentemente causava esgotamento ou fadiga que interferia na qualidade do nosso trabalho.

Para resolver isso, a primeira e a solução imediata que me veio à mente foi contratar vários funcionários. Mas isso não era viável, pois o recrutamento de mais funcionários exigiria gerenciamento adicional e aumentaria os custos indiretos.

Então, depois de reavaliar algumas opções viáveis, finalmente encontrei uma maneira melhor de otimizar minhas operações-automação. Apesar do ceticismo, decidi tentar e comecei a automatizar meus processos de negócios. O resultado? Consegui descarregar 50% das minhas tarefas de negócios.

Aqui está toda a minha jornada, desde a mudança até a automação até a obtenção de crescimento sustentável sem contratar funcionários extras.

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Determinando as tarefas demoradas

Antes de mergulhar em minhas estratégias de automação, deixe -me destacar as tarefas que me atrasaram e se tornaram os maiores gargalos do meu fluxo de trabalho:

1. Geração manual de chumbo

Inicialmente, passei metade dos meus dias úteis apenas nutrindo leads qualificados. Eu tive que atingir empresas que precisavam de otimização para aquisição de clientes e gerenciamento de funil, que levou muito tempo.

Mesmo depois de vasculhar inúmeros sites, perfis de mídia social e diretórios, mal encontrei empresas que precisavam de sistemas de marketing escalonáveis ​​e estratégias de crescimento.

E o resultado? Gradualmente, comecei a perder oportunidades.

2. Sobrecarga de suporte ao cliente

Ao inspecionar ainda mais, descobri que os representantes de suporte ao cliente da minha empresa precisavam responder a todas as consultas, gerenciar reclamações e fornecer soluções – tudo manualmente.

Como você pode imaginar, com o crescente número de solicitações de suporte ao cliente, ficou mais difícil acompanhar, resultando em tempos de resposta mais lentos. A pior parte foi que as consultas repetitivas consumiram muito tempo, deixando pouco escopo para lidar com problemas sérios de clientes.

3. Rastreamento e relatório financeiros

Processando faturas, reconciliando contas e geração de relatórios financeiros foram mais do que um tempo dreno para minha equipe. O rastreamento manualmente as finanças levaram a erros de cálculos e relatórios imprecisos. A gerência ineficiente fez previsões de renda futuras e planejamento orçamentário um grande obstáculo, pois tudo resultou em erros e perda de receita.

4. Integração de clientes e comunicação

O próximo grande desafio que enfrentei foi gerenciar a integração e a comunicação de clientes. Cada cliente exigiu atenção personalizada, processamento e documentação do contrato.

Portanto, consumiu grande parte da nossa semana de trabalho para acompanhar todas as interações, abordar consultas e garantir uma experiência suave de integração. A falta de um sistema estruturado impactou a satisfação e a retenção do cliente.

5. Reunião e acompanhamento

A comunicação eficiente e os acompanhamentos oportunos são essenciais para minha equipe, especialmente ao executar a estrutura de atenção, interesse, desejo e ação (AIDA). No entanto, os processos manuais, incluindo reuniões de agendamento, se transformaram em um grande obstáculo.

Além disso, tivemos que coordenar os tempos de encontros em diferentes fusos horários e fazer e-mails infinitos, o que impactou a precisão dessa estrutura. Na pior das hipóteses, estávamos em risco de possíveis quedas de clientes.

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Optando por soluções específicas

Dito isto, depois de observar os problemas, percebi que a maioria das tarefas demoradas poderia ser realizada usando a automação. E aqui está como eu fiz:

1. LinkedIn Sales Navigator e Apollo.io para geração automatizada de leads

Integrei o LinkedIn Sales Navigator e o Apollo.io para eliminar meu dreno manual de geração de leads. Essas ferramentas avançadas são projetadas para pesquisas altamente direcionadas com base em critérios específicos, como setor, serviço ou tamanho da empresa.

Os recursos de e -mail e verificação do Apollo.io foram um salva -vidas, reduzindo significativamente o tempo que gastei em pesquisas manuais.

Mais do que isso, poderíamos alcançar nosso público -alvo no mínimo de tempo. Reduzimos nossa pesquisa com o LinkedIn Sales Navigator e, como resultado, nossa empresa também testemunhou uma taxa de vitória 17% mais alta, em média.

2. Chatbots de AI para suporte ao cliente

Primeiro, tentei abordar os problemas de sobrecarga do cliente implementando um chatbot de IA no meu site CRM. Foi programado para lidar com consultas do cliente e fornecer solução de problemas básicos.

Depois de testar vários designs de chatbot, decidi revisar um e conectá -lo ao nosso CRM. Ele foi efetivamente vinculado ao HubSpot para acessar dados do cliente, acompanhar conversas e atualizar os registros do cliente.

Isso garantiu ajuda personalizada e reduziu nossa carga de trabalho em até 40%. A eficiência permitiu que minha equipe forneça o atendimento ao cliente 24 horas por dia, sete dias por semana, com um tempo de resposta aprimorado.

3. QuickBooks online para rastreamento e relatório financeiros

Para monitoramento e relatórios financeiros, encontrei o QuickBooks on -line, que se integra aos nossos gateways de pagamento e contas bancárias.

Esse software avançado automatizou efetivamente nossa geração de faturas, processamento de pagamentos e relatórios financeiros. Além disso, integramos uma ferramenta dedicada de relatórios e inteligência de negócios, Fathom, com o QuickBooks e assegurei relatórios financeiros perfeitos.

Como resultado, testemunhei uma precisão aumentada dos meus relatórios em quase 95% e consegui reduzir o tempo de relatório em 75%.

4. HubSpot para integração e comunicação do cliente

Usei o conjunto de ferramentas de automação robusto do HubSpot para gerenciar os processos de integração e comunicação de nossos clientes. Os poderosos construtores de automação de fluxo de trabalho do HubSpot ajudaram a automatizar a assinatura de contratos por meio de uma ferramenta integrada de assinatura eletrônica.

Ele automatizou nossa coleção de documentos por meio de fluxos de trabalho de solicitação de arquivo e a ferramenta de sequência nos permitiu enviar e -mails personalizados e direcionados para os clientes. Poderíamos monitorar facilmente as interações do cliente e progredir através de estágios de integração e identificar problemas.

No geral, transformamos um processo complicado em um sistema suave e de economia de tempo e garantimos um engajamento simplificado do cliente em 50%. Também poderíamos rastrear nosso sucesso de marketing e ajustar o plano de acordo. No entanto, o principal benefício foi reduzir o tempo de integração em 20%.

5. Hubspot e calendário para a programação e acompanhamento de reuniões

Para melhorar os acompanhamentos e implantar a estrutura da AIDA, implementei o HubSpot. Com o HubSpot, minha equipe gerencia efetivamente e-mails de acompanhamento, lembretes e tarefas com base em ações e cronogramas específicos. Conseguimos melhorar nossa automação de mala direta e consistência de redirecionamento em 90%.

Eu usei calendly – uma das ferramentas populares de agendamento – para automatizar nossa programação. Foi integrado ao cronograma de trabalho da minha equipe e poderíamos definir os horários da reunião de acordo.

Isso ajudou a minha equipe a ser muito tempo, pois algumas das tarefas repetitivas, como adicionar novos leads, enviar alertas e sincronizar dados, foram concluídas em pouco tempo.

Depois de toda essa automação, simplifiquei com sucesso tarefas manuais e aumentei a eficiência em 50%. O resultado foi claro: minha equipe se tornou mais produtiva, a satisfação do cliente melhorou e a qualidade geral do nosso trabalho aumentou – sem nenhum emprego adicional. Automatando os processos não apenas salvou meu tempo valioso, mas também ajudou minha equipe a reduzir erros, melhorar a precisão e se concentrar no que é mais importante.

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Dicas profissionais

Embora os processos de automação possam ser trocadores de jogo, você precisa enfrentá-los com sabedoria. Aqui está minha opinião sobre isso:

Dos:

• Em vez de tentar muitas ferramentas ao mesmo tempo, é melhor automatizar um processo de cada vez e medir seu impacto.

• Os membros da equipe de treinamento sobre como usar as novas ferramentas e processos de automação ajudam a garantir os melhores resultados.

• É obrigatório revisar regularmente os resultados do processo de automação e encontrar novas maneiras de melhorar a eficiência.

Não é:

• Mantenha o processo de automação o mais simples possível para aumentar a experiência da equipe e a satisfação do cliente.

• Independentemente das ferramentas usadas, elas devem estar seguras e cumprir os regulamentos de privacidade de dados.