Você pode enviar um cheque por fax? Sim. Siga estas etapas para fazer isso com segurança

Provavelmente existem uma dúzia de maneiras de enviar dinheiro que são mais fáceis do que enviar um cheque por fax. Mesmo assim, ainda é possível enviar um cheque com fax – e você pode se encontrar em uma situação em que é sua única escolha.

Se você precisar enviar um cheque por fax, é importante seguir algumas etapas para garantir que funcione corretamente e que você esteja fazendo isso com segurança.

O que saber antes de enviar um cheque por fax

A maioria das pessoas passou por fax, mas a tecnologia ainda funciona, e ainda está por perto.

Algumas empresas (normalmente em mercados altamente regulamentados) e algumas agências governamentais ainda dependem da capacidade de trabalhar com cheques por fax. Existem indivíduos que preferem verificações de fax quando precisam pagar um negócio com um cheque por um determinado prazo e não poderiam enviá -lo a tempo.

Como um fax passa instantaneamente, ele pode ajudar a salvá -lo de taxas tardias se você se encontrar nessa situação improvável. Além disso, a fax um cheque também é segura porque deixa uma trilha de papel para você provar que enviou o cheque até uma determinada data.

Antes de enviar um cheque por fax, há algumas coisas que você deve fazer primeiro para garantir que ele corra bem.

• Confirme que a empresa aceita cheques. Na maioria dos casos, se você estiver por fax um cheque para as empresas, é porque elas solicitaram especificamente que você o fizesse; Se não o fizerem, verifique duas vezes antes de enviar uma verificação por fax que não será aceita.
• Faça uma fotocópia do seu cheque. A maioria das máquinas de fax exige papel de tamanho completo para enviar faxes, portanto, é provável que uma verificação seja pequena demais para ser colocada através da máquina. Faça uma cópia do cheque primeiro no papel da impressora e segure o original.
• Encontre uma máquina de fax ou um serviço de fax online. Você pode enviar faxes com quase qualquer computador ou celular se usar um serviço de fax on -line ou pode acessar uma loja de impressão ou uma loja da UPS para usar uma máquina de fax analógica. Se você tiver sua própria impressora multifuncional (MFP) em casa, poderá enviar um fax usando isso.
• Rascunhe uma folha de cobertura de fax. Os faxes precisam de folhas de cobertura para que o destinatário saiba o que está recebendo. Escreva que você está enviando um cheque para um determinado valor e inclua o motivo pelo qual você está enviando o cheque – por instância, “Pagamento pela conta 123.”
• Preencha o memorando de verificação. Isso também pode ser, “Pagamento pela conta 123”, ou qualquer que seja o motivo que você está enviando o cheque. Isso acontece no campo memorando do próprio cheque.
• Mantenha as informações de contato da empresa por perto. Obviamente, você precisará do número de fax, mas também desejará acompanhar os negócios por telefone ou e -mail assim que enviar o fax para garantir que ele passasse.

Esteja ciente dos possíveis problemas de segurança com o fax on -line e tome medidas para atenuá -los. Embora a maioria dos serviços de fax em nuvem seja altamente segura, vale a pena reservar um tempo para garantir que o serviço escolhido seja respeitável e tenha salvaguardas de segurança no local.

Para obter a segurança máxima, procure serviços que existam há algum tempo, bem como aqueles que são projetados para cumprir os regulamentos do setor como o HIPAA. Embora você não esteja enviando nenhuma informação sobre assistência médica junto com o seu cheque, apenas cumprir esses tipos de medidas regulatórias é uma boa indicação de que ela é segura o suficiente para cobrir questões financeiras também.

Qual é a melhor maneira de enviar um cheque por fax?

Você pode enviar um fax da maneira antiga usando uma máquina de fax analógica ou pode usar um serviço de fax online.

A maioria das pessoas prefere usar um serviço de fax online hoje em dia devido à conveniência e falta de hardware. Eu sei que sim. Por exemplo, as opções on -line permitem enviar um fax do seu iPhone ou Android. Isso geralmente é muito mais conveniente do que rastrear uma máquina de fax ou solicitar um modem de fax para permitir que seu computador envie faxes.

Os serviços de fax on -line geralmente são muito seguros – especialmente se você estiver usando um que foi projetado para enviar documentos financeiros, legais ou de saúde. Eles geralmente são muito baratos também, com uma variedade de preços com base no volume de documentos que você precisa enviar.

Além disso, os serviços de fax on -line permitem enviar e receber faxes de qualquer lugar e sem ter que pagar por uma máquina de fax, papel ou toner de tinta. Todo o processo é mais semelhante ao envio de uma varredura por e -mail do que o processo tradicional de enviar um fax – basta digitar um número de telefone em vez de um endereço de email.

Se você está trabalhando com uma empresa que exige que você envie faxes por meio de uma máquina analógica em primeiro lugar, não há muito que você possa fazer sobre isso. Por fim, você pode ter que enviar por fax usando o método preferido da pessoa ou empresa que está enviando o cheque.

Como enviar um cheque por fax usando um serviço online

O envio de um bom serviço de fax online é simples. Existem vários serviços de fax de baixo custo e facilmente acessíveis disponíveis on-line, desde serviços básicos que enviam faxes simples a serviços mais complexos com segurança avançada, histórico de fax, notificações por email e muito mais.

Você não precisa de um telefone fixo para enviar faxes com um serviço on -line. Você só precisa de uma conexão com a Internet, o provedor de fax hospedará toda a infraestrutura tradicional necessária para enviar e receber faxes.

Se você estiver usando um serviço telefônico de protocolo da Internet (VoIP), seu provedor poderá oferecer recursos de fax on -line que você pode usar imediatamente sem precisar se inscrever para nada de novo. Lembre-se de que o Fax é um serviço separado da VoIP-nem todo provedor oferece, e o fax pode ser um serviço complementar.

Embora as etapas exatas para enviar um fax usando um serviço on -line variem dependendo do serviço escolhido, as etapas geralmente serão as mesmas.

Etapa 1: Obtenha sua documentação no formato adequado

Embora uma máquina de fax tradicional funcione como uma copiadora ou impressora de melhoria que exige que você coloque um documento em uma máquina que digitalize e o cospe do outro lado, um serviço de fax on-line exige que você digitalize ou tire uma foto de seus documentos com seu telefone.

O serviço de fax on -line específico que você está usando especificará em qual formato seus documentos precisam estar. Alguns fornecedores suportam uma ampla gama de tipos e tamanhos de arquivo, enquanto outros são mais limitados. Em caso de dúvida, use PDF.

Se o destinatário exigir uma folha de capa de fax, inclua uma. Leva apenas alguns segundos. Sinta -se à vontade para usar um modelo de folha de capa de fax.

Etapa 2: insira o número do fax e pressione o envio

Isso geralmente acontece na próxima tela e você digitará o número de fax da empresa ou pessoa que você está enviando o fax em um bloco de números, assim como você faz quando estiver prestes a fazer uma ligação.

Certifique -se de adicionar extensões ou códigos de país se estiver enviando um fax fora dos EUA

Depois de revisar todos os detalhes críticos. Pressionar send. Seu cheque está a caminho.

Etapa 3: Confirme que seu cheque foi enviado por fax

A maioria dos serviços de fax mostrará automaticamente uma página de confirmação assim que seu fax for enviado, mas às vezes você pode precisar solicitar isso dependendo do serviço ou da maneira como as configurações são configuradas com seu serviço de fax online.

De qualquer forma, você deve obter essa confirmação e acompanhar a empresa para garantir não apenas que o fax enviado tenha sido recebido, mas também que eles possam ler claramente a conta e os números de roteamento no cheque.

Como enviar um cheque por fax usando fax tradicional

Ainda é possível enviar um cheque usando uma máquina de fax tradicional, e algumas empresas ainda exigem que você faça dessa maneira. O processo é muito semelhante ao envio de um fax online, com alguns ajustes notáveis.

Etapa 1: encontre uma máquina de fax

Se você não possui uma máquina de fax em sua casa ou escritório, muitas vezes pode encontrar um em espaços de trabalho, lojas de escritórios e bibliotecas públicas. A UPS, a FedEx e outras lojas de impressão e navio normalmente possuem máquinas de fax públicas. Se você precisar encontrar um lugar para fotocopiar seu cheque, isso também pode ser uma boa aposta.

As informações sensíveis ao fax, como um cheque, em uma rede pública têm seus riscos. Se alguma coisa esfregar o caminho errado sobre a máquina de fax co-espaço, por exemplo, pode ser melhor usar a UPS, porque você sabe que a empresa investiu pesadamente em segurança de rede.

Etapa 2: Coloque documentos de fax no alimentador na parte superior da máquina

Depois de localizar uma máquina de fax, coloque seus documentos – incluindo a folha de cobertura, a fotocópia do seu cheque e qualquer outra coisa que você precise enviar – enfrente o alimentador de documentos na parte superior da máquina.

A máquina deve ter um ícone mostrando o que está acontecendo, mas se você não tiver certeza, pergunte à pessoa que possui a máquina ou se refere ao manual; Oherwise, você pode acabar enviando um fax em branco.

Etapa 3: insira o número do fax e pressione o envio

As máquinas de fax possuem almofadas de números como telefones folhosos tradicionais; portanto, use isso para digitar o número da pessoa ou empresa para a qual você está enviando o fax. Novamente, certifique -se de adicionar qualquer extensão ou códigos de país, conforme necessário.

Quando você estiver feliz, tudo está correto, pressione o envio. Na maioria das máquinas, isso parece um grande botão verde e geralmente diz “enviar” ou “começar”.

Etapa 4: Obtenha a página de confirmação ou verifique o log de fax

A maioria das máquinas de fax imprimirá automaticamente uma página de confirmação após o passar do seu fax, mas se o que você está usando não, pode ser necessário verificar o log de fax. A máquina deve manter um registro de todos os faxes enviados e recebidos, e você pode fazer com que a máquina imprima uma cópia desse log para ter uma trilha em papel.

Certifique -se de acompanhar o negócio para garantir que seu fax tenha passado e seja legível do lado deles. Outra boa idéia é garantir que a pessoa ou a empresa que você esteja enviando o fax saiba que está chegando, para que eles possam estar à procura do seu fax e não deixá -lo sentado na máquina para que as pessoas intrometidas se espalhem.